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取引のやりとり（コレスポンデンス）の定型表現

読む時間の目安: 6分 ・ 公開日 2026-10-04

01英文ビジネスメールの基本の形

英文ビジネスメールは、件名・宛名・本文・結びの4つでできています。件名は用件と番号が一目で分かるように書きます。

コレスポンデンス（Correspondence）とは、取引先とやり取りする通信文のことです。ジェトロが公開する英文メールのテンプレート集でも、メールは件名、宛名、本文、結びと署名の順に組み立てられています。

件名（Subject）は、何の用件かが一目で分かるように書きます。たとえば"Inquiry about Model T-200"は「T-200型についての問い合わせ」です。注文番号や請求書番号があれば、件名に入れると相手が探しやすくなります。

宛名は"Dear Ms. Brown,"のように書き、本文は最初に用件を述べます。結びは"Best regards,"や"Sincerely,"とし、名前・役職・連絡先を添えます。

02引合いとオファーの定型表現

引合いでは We would like to know ...、オファーでは We are pleased to offer ... がよく使われます。承諾の期限は日付と時間帯まで明記します。

引合い（Inquiry）は、価格や条件の問い合わせです。"We would like to know your best price for 500 units."は、500個の最も良い価格を知りたい、という意味です。"Could you also tell us the earliest shipment date?"で最短の船積み時期も尋ねられます。

オファーは"We are pleased to offer 500 units at USD 40.00 per unit, CIF Los Angeles."のように書きます。1個40ドル、CIFロサンゼルス条件で500個を申し込む、という意味です。オファーと承諾は第3章2で学びました。

"This offer is subject to your acceptance by October 20, 2026, Japan time."は、日本時間10月20日までの承諾を条件とする、という意味です。条約では、承諾の期間を定めるなどして撤回できないと示した申込みは撤回できません（第16条2項）。期間内に届かない承諾は効力を生じません（第18条2項）。日付と時間帯まで書くのは、誤解を防ぐ一般的なコツです。

03注文・船積通知・支払いの催促

注文では番号と条件を、船積通知では船名と船積日を、支払いの催促では請求書番号・金額・期日を具体的に書きます。

注文では"We are pleased to place an order for 500 units as per your offer of October 10."のように書きます。as per は「〜のとおりに」という意味です。ジェトロは、契約書や注文書に契約対象、数量、価格、受け渡しの場所と時期などを明記するよう勧めています。

船積みが終わったら、買い手に船積通知（Shipping Advice）を送ります。"The goods were shipped on November 5 on the vessel Ocean Star."は、11月5日にオーシャン・スター号で船積みした、という意味です。ジェトロによると、CFR条件で輸入する買い手は、船積前に予定保険を掛け、船積後に確定保険へ切り替えます。そのためにも早めに知らせます。

支払いの催促では"According to our records, payment for Invoice No. 3051, due on December 1, has not yet been received."のように事実を書きます。「当社の記録では、12月1日期日の請求書3051番の代金がまだ届いていない」という意味です。ジェトロのテンプレートも、請求書番号・金額・期日を示し、支払済みなら送金の情報を求める構成です。

04クレームをていねいに、具体的に伝える

クレームは、何がいくつ、どう不具合だったかを具体的に書き、証拠を添えて、求める対応を依頼の形で伝えます。

クレームの書き出しには"We regret to inform you that ..."（残念ながら〜をお知らせします）がよく使われます。たとえば"We regret to inform you that 20 of the 500 units arrived with cracked covers."は「500個のうち20個がカバーの割れた状態で届いた」という意味です。

第2章4で学んだとおり、ウィーン売買条約第39条1項では、買い手は不適合の性質を特定した通知を合理的な期間内に出す必要があります。"We have attached photos of the damaged units."（傷んだ商品の写真を添付します）のように、根拠も示しましょう。クレームの種類と解決方法は第12章で学びます。

依頼は命令形より、"Could you replace them in your next shipment?"や"We would appreciate it if you could ..."（〜していただけるとありがたい）の形が、ていねいに聞こえます。これは公式なルールではなく、一般的な書き方のコツです。相手を責めるより、事実と希望する対応を落ち着いて書きましょう。

KEYWORDSキーワード（日本語・英語）

このレッスンで覚えておきたい用語です。貿易の書類や契約は英語が中心なので、英語名も一緒に覚えましょう。